Sertifikaların Dijital Ortamda Saklanması

Eski çağlarda bilgi (veri) kitaplarda saklanır ve gelecek nesillere aktarılır. Artık çağımız dijital çağ verileri çok fazla olduğundan kitap yerine dijital ortamlara geçilmektedir. Böylelikle takip etmesi aktarılması hem hızlanmış hem de iş yükü azaltılmış olarak sistemin çalışması sağlanır. Veri denilince akla birçok şey geliyor bir iki örnek vermek gerekirse fotoğraf, müzik, film, doküman ve sertifika bilgisi gibi güncel veya güncel olmayan dijital verileri sakladığımız ortamların ve cihazların başında cep telefonu, laptop ve benzeri cihazlar gelmektedir.

Sertifikaların dijital ortamda saklanması ve düzenlemesi önemlidir. Bundan dolayı dijital çağın nimetlerinden faydalanmak gerek. Artık neredeyse herkeste bir akıllı telefon bulunmakta. Bazı insanların iki, hatta üç akıllı telefon kullandığı bile olduğu oluyor. Bu yüzden dijital ortamda sertifikaların, belgelerin saklanması ve takip edilmesi işleri biraz daha kolaylaştırıyor.
Dijital ortamda sertifika takip ve saklanması oldukça önemlidir, nedeni ise her yerden ulaşılabilir - takip mekanizmasının kolay ve anlaşılır olmasıdır.
Ayrıca hem personelin sertifikaları veya müşterilere verilen sertifikaların takibini kolaylaştırır.
Örneğin bir personeliniz birden fazla sertifikası var ise sertifikaların (VT, UT, MT, RT, PT) vb. kullanım bitiş süresine yakın tarihte uyarı verir. Ayrıca firmalara “CE” belgesi sağlıyorsanız bu da yüzlerce belge demektir, hangi firmaya ne zaman verilmiş takip ekmek gerekir.
Sertifikasyon ve belgelendirme takip ve dikkat ister. Tam da bu yüzden dijital ortam bunu için vazgeçilmez bir fırsattır.
Sertifika ve belge takibini en basit ofis programları bile yapabilirsiniz.
Olayı daha iyi anlamak için bir örnek vermek gerek ise; bir firmanın içinde çalışanların sertifikaları, kullanılana ekipmanların kalibrasyon belgeleri ve müşterileri (yani firmalar verilen sertifikalar) olsun bunları takip etmek-düzene koymak ve takip etmek oldukça zahmetli-meşekkatli bir iş.
Ortalama 20 çalışan, her çalışanın ortalama 2 sertifikası olsun bir de firmanızda 150-200 kalem ekipman olduğun düşünün bir o kadar kalibrasyon belgesi olacak, ayrıca 80-100 firmaya iş yapıldığını var sayarsak, epey karmaşık bir iş olacaktır.
İşte tamda burada dijital ortam yani bilgisayar ve akıllı cihazlar yardımımıza koşuyor. Bir takip sistemi işlerimizi kolaylaştıracaktır ve başka işler için sizlere zaman kalacaktır.
Bir örnek daha vermek gerekirse;
Sahadaki bir çalışan girdiği verileri ofisteki yönetim kadrosu da aynı anda takip edebilir. Takip edilebilir olmasının avantajları vardır. Saha çalışanı eğer hata yaparsa yönetim kadrosu buradan fark edip hataları hızlıca çözebilir ve bu takip yazılımları sayesin vakit kaybının biraz daha önüne geçilmiş olur.
Sertifikasyon ve belgelendirme bu yüzden dijital ortama taşınmasında çok fayda vardır.
Önemli olan neye ihtiyacınız var onu bilmeniz. Takip sitemini kendiniz oluştura bilirsiniz veya hazır sistemler kullana bilirsiniz. Internet içerisinde ücretsiz veya ücretli programlar bulmak mümkün.